Основные нормы и правила офисного этикета. Основные правила поведения на работе

В деловой среде, так же как и светской жизни, существует свод законов и правил, именуемый этикетом. Это своего рода пропуск в мир деловых людей, эталон общения в бизнес-среде. Несоблюдение или незнание бизнес-этикета часто становится камнем преткновения, заслоном в ведении успешных переговоров, продвижении своей компании и продукта на рынке, выстраивании карьеры. Имидж профессионала формируется не сразу, не вдруг и деловой этикет, вместе с опытностью, экспертностью, играет в этом не последнюю роль. О человеке судят по делам его, по его поведению и умению выстраивать грамотные отношения в деловой среде.

Правило первое

Время - деньги

Пунктуальность, уважение к чужому времени и грамотное владение основами тайм-менеджмента - основа основ в деловом мире. Можно быть ярким харизматичным презентатором, великолепным переговорщиком, профессиональным управленцем, но постоянно опаздывать, воровать чужое время, тратить жизнь на ожидания, пустопорожнюю болтовню не по делу. Вряд ли при таком раскладе получится построить долгосрочное сотрудничество с крупными компаниями: непунктуальных людей в деловом мире не уважают.

Партнеры, работодатели, коллеги, поняв, что человек постоянно опаздывает, могут вынести вердикт-приговор такому страдальцу: ненадежный, отстающий от времени, от ритма современной жизни. Оправдания, извинения усилят это впечатление, поскольку вежливость и уважение к другим в таких спутниках не нуждаются.

Выход один: каждый деловой человек обязан знать и владеть основами тайм-менеджмента, уметь планировать свой рабочий день, грамотно сортировать дела на важные и срочные, делегировать часть рутинных заданий и контролировать ход событий.

Правило второе

Соблюдение дресс-кода

Первое впечатление о человеке легко сложить по его внешнему виду: деловой костюм, аккуратная прическа, гармонично подобранные аксессуары. Внешний вид определяет статус и положение в обществе, может рассказать о характере и внутреннем мире человеке гораздо больше, чем его слова. Информацию несет не только речь, но и одежда, прическа, детали туалета. Вызов и провокация во внешнем облике - протест против общества, его законов и устоев.

Во многих крупных компаниях в корпоративной книге продаж дресс-коду уделена отдельная глава. Если же предприятие или организация не имеет строгих стандартов в отношении внешнего вида персонала, необходимо придерживаться общепринятых норм и правил, принятых в деловом мире.

Правило третье

Рабочий стол как зеркало внутреннего мира

Порядок на рабочем столе - порядок в голове. Этот старый постулат золотыми буквами нужно высечь на дверях любого делового кабинета. Не обязательно быть гуру психологии, чтобы понять, как и кто из сотрудников работает, лишь увидев их рабочий стол.

Заваленный неразобранными бумагами, с толстым слоем пыли на столе.

Девственно чистый, без единой лишней вещи.

Уставленный фотографиями детей, любимых, цветами, сувенирами.

Строгий порядок, ровные стопки бумаг, книг и папок. Все на своем месте.

Какие сотрудники, владельцы этих рабочих столов, интересны работодателю в первую очередь?

Правило четвертое

Грамотная речь, деловой стиль письма

Научившись красиво, грамотно говорить, нетрудно перенести мысли на бумагу, научиться писать деловые письма. Главное, не свалиться до другой крайности: официальные письма, написанные сухим языком учебников, вызывают скуку и желание поскорее их закрыть, выбросить в корзину.

Правило пятое

Уважение собеседника, партнера, клиента

Эгоистичного, думающего только о себе, своей выгоде и доходе человека не уважают ни в деловом мире, ни в его собственной компании. Клерк, захлопнувший дверь перед носом клиента, обратившегося к нему в конце рабочего дня или перед обедом. Сотрудник, громко разговаривающий по телефону в кабинете, где работают его коллеги. Руководитель, не умеющий выслушать своих подчиненных. Директор, употребляющий крепкие слова и выражения в отношении окружающих.

Все эти психологические портреты персонажей, не владеющих бизнес-этикетом, людей, неспособных понять другого, услышать его, помочь, решить возникшую проблему. Умение уважать чужое мнение - важный компонент делового этикета.

Правило шестое

Соблюдение коммерческой тайны

Почти в каждой компании существует конфиденциальная информация, которая не подлежит разглашению. Старый плакат 1941 года художницы Нины Ватолиной «Не болтай!» сегодня получает свою вторую жизнь и как нельзя лучше вписывается в интерьер многих современных предприятий и организаций.

Каждому руководителю важно с первых же дней работы своих сотрудников издать приказ о неразглашении коммерческой тайны и собрать подписи всего коллектива об ознакомлении с ним. Понятно, что подобный шаг не сможет стопроцентно решить вопрос сохранения секретных сведений компании, однако это правило делового этикета может служить маркером для выявления нелояльных сотрудников.

Правило седьмое

На работе - работать!

Если сделать фотографию рабочего дня большинства сотрудников офисов и предприятий, картина будет весьма удручающей. Восемьдесят процентов рабочего времени уходит на сплетни, перекуры, чаепития, посещение социальных сетей, решение личных дел. И лишь двадцать процентов - на ту самую работу, за которую платят зарплату.

Сотрудник, который приносит компании прибыль, быстро делает головокружительную карьеру. Секрет его успеха прост: 80% рабочего времени он работает, пока другие «отдыхают».

Правило восьмое

Умение слушать и слышать оппонента

Редчайший дар, данный от природы: умение услышать другого, понять его. В бизнесе этот дар приносит миллионы, у него есть точное определение - слух на деньги. Каждый клиент, сотрудник и партнер по бизнесу обязательно расскажет о том, что ему нужно, что его мучает, в чем ему нужна помощь. Важно лишь уметь услышать и сделать встречное предложение. В деловом мире этот навык важен еще и потому, что помогает сберечь время, которое дороже денег, поскольку его нельзя накопить.

Правило девятое

Телефонный этикет

Деловое общение невозможно без телефонных переговоров, этика в данном случае помогает быстро наладить отношения и достойно провести переговоры. Многие партнеры по бизнесу, клиенты судят о компании по телефонным беседам и ответам сотрудников по телефону.

К телефонному диалогу нужно готовиться заранее: подготовить вопросы, которые необходимо задать собеседнику, уточнить время, имена и даты, которые могут понадобиться в разговоре.

Личные звонки в рабочее время допускаются лишь в случае крайней необходимости. Пустой трёп по телефону мешает коллегам, отвлекает внимание сотрудников и формирует имидж несерьезного пустого человека.

Правило десятое

Нэтикет - этикет общения в сети интернете

Без интернета ни одно предприятие существовать сегодня не может. Умение общаться в переписке по электронной почте, комментировать деловые статьи и отвечать на просьбы и заявки клиентов на сайте компании показывает деловой уровень сотрудника.

Каждое обращение должно быть именным, личным, письмо необходимо подписывать именем исполнителя, давать полные контактные данные - наименование компании, почтовый адрес, телефон, ник в программе Skype, адрес корпоративного сайта, режим работы предприятия.

Правило одиннадцатое

Прием делегаций

Протокольный прием делегаций - отдельная часть делового этикета, включающая длинный перечень действий по встрече, размещению, представлению, знакомству членов делегации с представителями принимающей стороны. Протокол ведения деловой встречи, вручение подарков, деловых сувениров, цветов, презентация компании и продукта, поведение на фуршете или банкете - все эти вопросы скрупулезно описаны в толстых книгах по деловому протоколу.

При встрече иностранных делегаций к общепринятому своду деловых правил присоединяются особенности национального этикета.

Правило двенадцатое

Деловые переговоры

Одно из важнейших правил делового этикета - умение вести грамотные переговоры, доводить их до конкретного результата. Чтобы переговоры прошли на высоком уровне, нужно перед их началом определить четкие цели, составить точный план, выбрать удобное время и место для обеих сторон.

На первом этапе переговоров необходимо завладеть вниманием собеседника, создавая доверительную атмосферу. В ходе беседы нужно отмечать для себя этапы прохождения переговоров и завершить их сразу после того, как намеченная цель будет достигнута. Все результаты переговоров должны быть зафиксированы и проанализированы.

Правило тринадцатое

Взаимоотношения начальник-подчиненный

Согласно правилам делового этикета руководитель ко всем сотрудникам должен относиться ровно, одинаково, соблюдая при этом разумную дистанцию. Замечания подчиненным всегда нужно делать с глазу на глаз, показательную публичную «порку» логично организовывать после того, как сотрудник не отреагировал на порицание начальника.

Отдавать приказы, давать устные задания начальнику нужно четко, конкретно, получать обратную связь, контролировать процесс, проводить анализ эффективности исполнения.

Подчиненный должен выполнять приказы и распоряжения руководителя, при этом имеет право высказать собственную точку зрения, дать совет по улучшению решения того или иного вопроса.

Правило четырнадцатое

Отношения в коллективе между сотрудниками

Микроклимат в коллективе во многом зависит от того, какие отношения сложились в компании между коллегами. Ровные, доброжелательные, уважительные отношения - основа здорового коллектива. Если кто-то из сослуживцев допускает промах или ошибку, коллегам важно научиться его не высмеивать, а корректно указать на недостатки в работе, предложить свою помощь.

Служебные романы, взаимная ненависть, холодная война, серые кардиналы и офисный планктон, козни друг против друга - злые силы, мешающие рабочей обстановке и решению главных задач коллектива.

Правило пятнадцатое

Деловые жесты

Эта часть бизнес-этикета заслуживает нескольких томов описания с красочными картинками. Жесты, манеры, мимика могут рассказать о человеке больше слов. Движения сотрудника в рабочее время должны быть энергичными, не вялыми, не замедленными. Походка - уверенной, при этом размахивать руками и делать очень крупные шаги не рекомендуется. Прямая осанка, уверенный взгляд, отсутствие суеты в движениях - признаки человека дела.

Рукопожатие - единственный тактильный жест прикосновения к собеседнику, который разрешен в деловой среде. Похлопывания по плечу, жаркие объятия, поцелуи и другие жесты дружелюбия возможны лишь среди очень близких партнеров и родственников. При рукопожатии рука не должна быть апатичной, влажной или холодной. Долго трясти или сильно сжимать поданную руку собеседника не принято.

Контролировать слова, текст или мысли совсем несложно, контролировать жесты и мимику гораздо труднее. Умный собеседник мгновенно поймет намерение или обман по определенным жестам и движениям тела. Деловая литература предлагает в помощь книги Алана Пиза «Язык телодвижений» и Пола Экмана «Психология лжи. Обмани меня, если сможешь»

На заметку в деловой блокнот

68% деловых переговоров и сделок в России не состоялись из-за того, что предприниматели не знали правил делового этикета. Незнание закона не освобождает от ответственности, ведет к потере авторитета, денег и бизнеса.

Главное отличие делового этикета от этикета светского в том, что в этом своде правил на первом месте стоит приоритет субординации. Независимо от возраста и пола подчиненный стоит в служебной иерархии ниже руководителя.

Бизнес делают люди, у которых есть не только умные мысли, предприимчивость и креативность, но и эмоции. Несоблюдение делового этикета всегда вызывает негативные чувства. Лишь десять-пятнадцать процентов деловых людей добиваются успеха, при этом соблюдение делового этикета у них всегда на первом месте.

Чтобы правильно вести себя в офисе, необходимо, прежде всего, знать этические нормы. Для бесконфликтного общения это обязательное условие. Этическая сторона очень важна в каждом человеке, и она включает много факторов. При общении с коллегами должен присутствовать такт.

Что такое служебный этикет?

Служебный этикет – это часть общего этикета, которая отвечает за форму взаимоотношений между людьми во время трудовой деятельности. Определяет, в какой форме происходит общение между членами коллектива по отношению друг к другу и начальству, по отношению к клиентам организации. Это касается непосредственного общения, переписки, телефонных разговоров.

Спецификой, отличающей деловой этикет от общего, является выдвижение на первый план не возраста или пола, а должности, которая и определяет порядок и форму общения.

В основном это касается офисных сотрудников, так называемых «белых воротничков», работников коммунальных предприятий, сферы обслуживания и им подобных. Хотя формально распространяется на все сферы трудовой деятельности, вряд ли получится наблюдать его соблюдение в агропромышленной или металлургической отрасли. Так сложилось, что люди, работающие в физически тяжелых и опасных условиях, приходят к более тесным отношениям и зачастую общаются за рамками строгих условностей.

Функции

В функциональном плане служебный этикет преследует такие цели, как:

1. Определение модели поведения сотрудников на уровне одного служащего и организации в целом – личный и корпоративный этикет.
2. Обеспечивает взаимоотношения согласно субординации.
3. Предотвращает конфликтные ситуации и улучшает психологический комфорт в коллективе.

Воплощаются эти функции в таких конкретных формах:

• внутриколлективные взаимоотношения сотрудников разного пола;
• руководство высшего менеджмента над низшим;
• рекрутинг новых кадров и их интеграция в коллектив;
• разрешение спорных и конфликтных ситуаций;
• увольнение сотрудников;
• определение стиля для деловой переписки и прочие.

Основные правила

Особенности отношений

Взаимоотношения в коллективе можно классифицировать по следующим категориям.

Руководителя и подчиненного

Для эффективной работы любого количества людей, занятых одним делом, главное – это умелое руководство. Не зря говорят: «Лучше стадо баранов под управлением льва, чем стадо львов под управлением барана». Поэтому особенно важен положительный пример со стороны начальства. Управление коллективом можно разделить на три части:

1. Тип управления.
2. Выстраиваемая модель поведения между подчиненными.
3. Личное поведение руководителя в коллективе.

Стоит отметить, что существует две основные воспитательные модели:

1. Делай так же, как я.
2. Не делай, как я, делай, как я говорю (мой опыт был неудачен, но тебе советую поступить лучше).

Вторая модель трудно воспринимается. Не важно, какие методики управления персоналом используются, если наглядно будет подаваться плохой пример, именно он будет руководством к действию для большинства. Поэтому третий пункт – «Личное поведение руководителя» – является критическим моментом.

Чтобы создать плодотворную почву для работы вверенного коллектива, следует делать следующее:

• Держитесь от подчиненных на умеренной дистанции. Не стоит заводить личные, дружеские отношения, тем более роман, но и надзирателем становиться нецелесообразно. Нечто среднее будет оптимальным вариантом.
• Подавайте информацию о насущных планах в размеренном объеме и виде. Незачем вести коллектив вслепую, но и открывать все карты тоже не стоит. Определите, что из озвученного может быть использовано подчиненными, все лишнее отсекайте.
• Отмечайте хорошие идеи сотрудников не только финансово, но и в устной форме. С одной стороны, это дополнительный стимул для отличившегося, его признание: чемпионы усерднее борются за новые медали. С другой стороны, стимул для остальной части сотрудников – поднажать: никто не хочет быть последним, худшим или бесполезным. Но не кладите все яйца в одну корзину.
• Замечания должны содержать информацию, благодаря которой подчиненный поймет ошибку и как ее исправить. Воздерживайтесь от эмоциональных выпадов и чрезмерной критики, униженный сотрудник уже не союзник.

• Если кто-то из подчиненных не реагирует положительно на подмеченные в его работе ошибки, постоянные мелкие замечания не помогут, а только вызовут раздражение. Стоит задуматься об изменении подхода, возможно подданная информация не была воспринята правильно.
• Установите четкие правила поведения для подчиненных, и поддерживайте установленный порядок. Нельзя привлекать к ответственности за нарушение, которое не было оглашено, даже если оно обоснованно.
• Следите за организацией рабочего пространства для коллектива, по необходимости вносите коррективы. Подчиненные не должны сидеть друг у друга на головах – это способствует разложению дисциплины и созданию различных нерабочих моментов. Расположение мебели в кабинете руководителя должно подсознательно намекать, что вошедший является подчиненным, но не давить и не угнетать, не стоит выстраивать трон и ступени.
• Определите форму, в которой подчиненные могут выражать несогласие. Во-первых, создание ореола непогрешимости руководства является антимотивацией, еще ни одни рабы в душе не любили своего фараона. Во-вторых, абсолютно любой человек может стать источником ценной идеи или дополнения к имеющейся.

Будьте принципиальны, но не догматичны. Нет порядков, отражающих все возможные стечения различных факторов. Относитесь к подчиненным конкретно, а не как печатный станок к бумаге.

В новом коллективе

Когда приходит новый сотрудник, коллектив со своей средой уже сформирован. В однородную массу добавляется новый элемент. С одной стороны, вопрос в том, как поведет себя новичок, если местная атмосфера окажется неподходящей. В таком случае он либо адаптируется, либо отторгнется, станет изгоем. С другой стороны, для коллектива это также непростая ситуация. Новый сотрудник воспринимается с опасением и недоверием.

Не являясь частью местной иерархии, он провоцирует новое ранжирование, к которому особенно негативно отнесутся владельцы мест под солнцем. Поэтому, приходя в новый коллектив, важно следующее:

• Ведите себя размеренно, не агрессивно, не пытайтесь свернуть горы. Излишняя активность и напористость, проявленные в связи с желанием показать себя, подкрепленные внешней самоуверенностью, не важно натуральной или напускной, создадут впечатление захватчика, идущего по головам, и оттолкнут коллектив.
• Внешний вид играет немаловажную роль, стоит отдать предпочтение невызывающему консервативному стилю, что в сочетании с уважением к местным старожилам обеспечит нормальный прием.
• Отдайте предпочтение созерцанию, а не менторству. Вне зависимости от уровня профессиональных навыков, в чужой монастырь со своим уставом не ходят. Перед тем как предложить интересные идеи, с уважением вникните в местные обычаи. Без их понимания любое предложенное нововведение не будет учитывать местную специфику, а значит – не найдет отклика.
• Разговоры лучше вести на нейтральные тематики, например, по рабочим вопросам. Интересуйтесь мнением новых коллег, задавайте вопросы и просите советы. Но делайте это в меру, иначе будете выглядеть профаном. Так вы признаете профессионализм товарищей по работе и выкажите им уважение.

• Спрашивая совет, внимательно слушайте, иначе создастся впечатление, что это делается для вида, благодарите за оказанную помощь.
• Не высказывайте негативные мнения о коллегах, если обнаружили какой-то недочет, подойдите к допустившему его лично и в вопросительной форме поинтересуйтесь, а так ли нужно на самом деле. Ирония и сарказм недопустимы.
• При намечающемся конфликте старайтесь перевести разговор в другое русло, даже если оказались правы. Выяснение отношений не поспособствует решению проблемы, а усугубит отношения на новом месте. После затухания конфликта можно будет вернуться к спорному вопросу в мягкой форме.
• Участвуйте в послерабочей жизни коллектива, посещайте праздничные корпоративные мероприятия, совместные поездки.

• В разговорах не стоит касаться темы личности того или иного сотрудника: его возраста, этнической принадлежности и прочего.
• Проявляйте уважение по отношению к начальству, но не доходите до лизоблюдства.
• При имеющемся внутриколлективном конфликте не принимайте чью-либо сторону. Так одна из сторон не превратится во врагов, а кроме того, нейтралитет принесет больше пользы и уважения с обеих сторон.
• Не стоит заострять внимание на собственном высоком уровне знаний, это и так станет заметно. Скромность компенсирует превосходство в глазах коллег, а начальство и так оценит уровень по результатам трудовой деятельности.

Таким образом, можно выделить следующие качества, акцент на которых поможет в адаптации на новом месте:

• скромность;
• честность;
• вежливость;
• порядочность;
• тактичность.

Главными ошибками в таком случае будут:

• жалобы начальству, доносительство на сотрудников;
• обиды по мелочам, например, на шутки;
• замкнутость;
• мстительность;
• шумное, вызывающее поведение;
• флирт;
• заискивание, раболепие;
• чрезмерный интерес к личной жизни коллег;
• заострение внимания на чьей-то некомпетентности;
• хвастовство влиятельными связями в организации;
• негативные высказывания о бывшем коллективе.

Между подчиненными

Такая взаимосвязь, прежде всего, опирается на принцип равенства. Соответственно, общение должно проходить в таком ключе:

• Не являясь друг другу подчиненными, для разговоров лучше избрать нейтральный тон и приветливое выражение лица с преобладанием в содержании диалога полезной информации, избегайте разговоров ни о чем. Желающих пить из чистого колодца с годами меньше не становится.
• Обращаться к коллегам лучше на «вы», им приятно уважительное отношение, плюс к дальнейшим взаимоотношениям. Себестоимость этого товара равна 0 и вызывает проблемы лишь у людей с завышенной или болезненной самооценкой и тех, чьим воспитанием никто не занимался.
• Большую часть времени уделяйте непосредственным обязанностям, также стоит помогать коллегам по их просьбе, но не превращаться в тяговую лошадь, на которую будут сброшены все неудобные поручения.

Каждый отрабатывает свой хлеб, но споткнувшихся бросать не разумно.

При принятии вас на работу для руководства важно, чтобы Вы стали не только полезным специалистом компании, но и соблюдали определенные правила поведения в офисе.

Что нужно знать?

Чтобы стать надежным звеном в компании необходимо знать стандарты поведения с коллегами с руководством, нормы внешнего вида и деловой этикет.
В первое время, правила поведения на рабочем месте имеют приоритетный характер. От успешности их соблюдения зависит успешность ваших отношений в коллективе и дальнейшая карьера.

Виды правил поведения:

• Формальные;
• Неформальные.

Формальные правила поведения

В любой сфере есть свои правила, которые помогают коллективу успешно функционировать и избегать неприятных ситуаций. Обычно они формально закреплены в официальных документах — регламентах.
Регламентируемые нормы напрямую зависят от политики руководящего состава и устанавливаются в качестве общеобязательных правил. Каждое правило имеет вескую причину его выполнения. Важно сосредоточится на их выполнении, поскольку они нацелены на то, чтобы обезопасить работу в офисе, сделать ее максимально удобной для всех сотрудников. Они не могут подвергаться критике, поскольку их разрабатывали квалифицированные специалисты. К таким можно отнести санитарные нормы, противопожарную безопасность, требования к микроклимату производственных помещений, гигиенические нормативы и другое. Эти нормы призваны сделать условия в помещении наиболее благоприятными для нормальной работы всего коллектива. Трудовой кодекс РФ предусматривает обязательное выполнение всех указанных требований. В некоторых случаях несоблюдение правил приводит к реальным санкциям и ответственности как работников, так и руководителей.

Неформальные правила поведения

Другой вид правил - неформальные. За их несоблюдение вы вряд ли подвергнетесь санкциям, но без них не обходится повседневная работа офисных сотрудников.
Правила, соблюдаемые почти в каждой организации:

Правил поведения обычно много, и в каждом коллективе они бывают различными. Будьте предельно вежливы и наблюдайте за тенденциями поведения в коллективе, тогда даже ваши ошибки будут приняты с пониманием.

Нас с детства учат, как вести себя в гостях. А как насчёт рабочего места? Деловой этикет – залог комфорта в офисном пространстве. Однако не все специалисты соблюдают негласные правила, которые могут облегчить им жизнь. Rjob выяснил, кто должен первым подавать руку для рукопожатия и можно ли использовать смайлики в переписке.

Приветствие

Вежливые сослуживцы обязательно здороваются с коллегами и отвечают на приветствие. Если в вашем кабинете десяток сотрудников, не обязательно здороваться с каждым индивидуально, можно пожелать доброго утра или дня всем собравшимся.

Инициатива приветствия старших по должности исходит от младших. Инициатива рукопожатия, наоборот, – . Пожимать руки через стол не рекомендуется.

Встают со стула во время приветствия в том случае, если в помещение входит клиент или партнёр.

Телефонные переговоры

Важная часть делового этикета – беседа по телефону. Частые разговоры по мобильнику в личных целях, громкие мелодии звонков и sms-оповещений – это дурной тон. Если вам необходимо срочно воспользоваться телефоном, и звонок этот никакого отношения к работе не имеет, не делайте коллег невольными слушателями. Если разговор займёт больше пары-тройки минут, поговорите за пределами кабинета.

Непрофессионально погружаться в телефон, находясь на совещании. Ответить на звонок в этом случае можно с разрешения коллег. Если предстоит длительный разговор, извинитесь перед собравшимися и отправляйтесь беседовать в коридор, чтобы не прерывать .

Если речь идёт о деловых переговорах, то помните несколько важных нюансов:

• Не звоните партнёрам в первые и последние часы рабочего дня.
• Если вы звоните старшему по должности коллеге, то инициатором прощания будет он.
• Если по телефону общаются равные по статусу сотрудники, то первым трубку кладёт позвонивший.
• Снимайте трубку после 2-3 звонка.
• Разговор по громкой связи допустим, если ваши коллеги и собеседник ничего не имеют против.

Переписка

Ежедневно офисные сотрудники отправляют десятки электронных писем, поддерживая связь с коллегами и партнёрами. От правильного оформления послания во многом зависит результат виртуального диалога.

Если есть возможность, отправляйте партнёрам письма на фирменных бланках. Обязательно указывайте тему письма. В самом письме не забудьте поприветствовать адресата, изложить суть проблемы или предложения, задать интересующие вопросы и попрощаться. Первым деловую переписку заканчивает её инициатор.

Если письмо срочное, то ответить на него нужно в течение 2-3 часов. Ответа на обычное письмо принято ждать не более одного дня. Если спустя три дня отправитель не получил отклик, он может отправить повторное письмо или связаться с адресатом другим способом.

Прошло 7 дней, а получатель письма так и не вышел на связь? Такой поступок можно расценивать как нежелание поддерживать сотрудничество.

Отдельный пункт – сокращения и смайлики. Они допустимы в неформальной переписке, например, если коллеги общаются в корпоративном чате. В письмах начальству или партнёрам подобная вольность под запретом.

Причёска

В каждом коллективе найдутся обладатели завидной шевелюры, которой восторгаются окружающие. Получая комплименты, окрылённые дамы стремятся затмить Рапунцель, сооружая на голове замысловатые конструкции или позволяя локонам свободно струиться по плечам. С точки зрения делового этикета, это неправильно.

В крупных фирмах сотрудницам и сотрудникам рекомендуется иметь аккуратную прическу без излишеств. Если ваши волосы ниже плеч, соберите их в хвост, косу или пучок. И не злоупотребляйте укладочными средствами, ведь некоторые из них имеют специфический аромат, неприятный для окружающих.

Парфюм

Есть лёгкие дневные и есть насыщенные вечерние ароматы. Собираясь в офис, забудьте о последних (конечно, если речь идёт не о корпоративной вечеринке). Сладкие, пряные нотки слишком навязчивы и могут раздражать ваших коллег.

Не забывайте и о том, что некоторые ароматы вызывают у людей аллергические реакции, нередки случаи, когда сотрудники жалуются на головную боль и невозможность сконцентрировать внимание, а всё из-за едкого аромата чьих-то духов.

То же касается любителей ароматерапии. Прежде чем ставить на стол палочки, пропитанные эфирным маслом, поинтересуйтесь у коллег, не доставит ли им это дискомфорта.

Одежда

Если в вашей компании есть , то нарушить правила делового этикета сложно, разве что вы бунтарь и ярый противник белых воротников. А как быть тем, у кого более или менее неформальная офисная обстановка?

Серьезную ошибку совершают сотрудники, которые дают волю фантазии. Дескать, если шеф не ввёл правил, то ходить на работу можно и в любимых коротких шортах, и в удобных свитерах с протёртыми локтями.

Не забывайте, что каждый сотрудник компании – её лицо, а по одёжке встречают. Поэтому, если не хотите навредить имиджу фирмы, оставьте спорные наряды для других случаев. Свежая рубашка, пиджак, лаконичный джемпер, брюки, юбка до колен и чистая обувь отлично подойдут для офиса.

Верхнюю одежду необходимо вешать в специально отведённом для этого месте. Некорректно поступают те, кто использует в качестве вешалки спинку своего стула или складывают одежду на тумбочках и подоконниках. Исключение из правил – если вы забежали в офис на 15-20 минут. В таком случае разрешается брать с собой пальто или куртку.

Как одеваться, приходя в офис, россияне худо-бедно уяснили. Но правила поведения на работе не ограничиваются дресс-кодом. Нужно ли стучаться, заходя в кабинет, как правильно использовать парфюм, чтобы это не раздражало ваших коллег, кто первым должен положить трубку во время телефонных разговоров. Об этих и других тонкостях АиФ.ru рассказала педагог-консультант по этикету и деловому протоколу Татьяна Николаева .

1. Войдя в помещение, следует сразу поприветствовать всех сотрудников . Конечно, не громовым голосом, но таким, чтобы вас услышали. Не совсем правильно употреблять слово «здравствуйте», поскольку это всё же некая отсылка к здоровью. Лучше используйте международный стандарт — «добрый день».

Безусловно, в такой ситуации лучше ответить вошедшему человеку хотя бы кивком (в том случае, если вы очень заняты и не можете оторваться от дел). Но идеальный вариант — поприветствовать коллегу глаза в глаза.

2. Этот пункт больше относится к женщинам: дорогие дамы, приводить себя в порядок нужно в туалетной комнате, а не на рабочем месте . Там же следует пользоваться духами, но делайте это очень аккуратно. Избегайте пряных, «тяжёлых» ароматов, которые больше подходят для вечера. Отдавайте предпочтение лёгким, цветочным запахам и не парфюму, а туалетной воде. От вас не должно пахнуть за пределами 40 сантиметров, аромат может оставаться только в вашей интимной зоне (20-40 сантиметров), которую не принято нарушать в деловой среде.

3. Находясь в офисе, приветствуйте всех, даже если лично с кем-то не знакомы — кивок, улыбка, доброжелательный взгляд. Ничего страшного, если вы несколько раз поприветствуете одного и того же человека, каждый может запутаться, лишним подобное проявление внимания точно не будет.

4. Когда вы заходите в служебное помещение, стучать в дверь не нужно . Таким образом вы даёте человеку понять, что не подозреваете его в том, что он занимается на своём рабочем месте какими-то личными делами. Но это не значит, что мы можем входить вообще без разрешения. Посетитель должен полностью зайти в помещение (не надо изображать говорящую голову, неловко выглядывающую из-за двери) и спросить: «Можно войти?». Если вам отвечают утвердительно — проходите. В ситуации, когда руководитель, например, говорит по телефону, но всё же показывает вам, что вы можете войти, необходимо закрыть дверь, сделать пару шагов вперёд и ожидать, когда начальник повесит трубку. Конечно, когда у руководителя есть секретарь, мы спрашиваем разрешения войти именно у него.

5. В ситуации, когда вам на мобильный телефон звонит кто-то из домашних, не всегда нужно выходить из помещения . Особенно, если беседа занимает буквально пару минут. Выходить следует, когда вам предстоит длинный, серьёзный разговор. При этом надо заранее поставить своим родным определённые рамки, чтобы они не названивали с утра до вечера по каким-то малозначимым вопросам.

6. Очень многие работники любят сушить свои зонты в открытом виде . Позволить себе такую роскошь вы можете только в том случае, если он никому не мешает. Займите какой-нибудь укромный уголок, куда никто не заходит. Не надо расставлять зонт посреди офиса, вынуждая коллег обходить препятствие. Если его нужно просушить, то проще всего повесить данный аксессуар на вешалку, предварительно позаботившись о том, чтобы вы не закапали чью-то обувь или одежду, или убрать его в пакет. Это хороший выход из положения, тем более что зонт лучше сушить не в расправленном виде, а именно в закрытом.

7. Наше рабочее место должно как бы говорить окружающим, что за этим столом сидит профессионал, а не гламурная домохозяйка, неряха и т. д . Конечно, любая женщина имеет право держать полный ящик запасных колготок, косметики и т. д. (у мужчин свой набор). Но всё это лучше скрыть от посторонних глаз.

Не надо никаких кактусов, плюшевых зоопарков и тому подобных вещей, это вредит вашему имиджу. Единственная личная вещь, которая может стоять на столе, — семейное фото в лаконичной рамке, 1-2 максимум, а не 250 штук. Разверните их так, чтобы посетители тоже могли увидеть, что на них изображено. Это делается не для того, чтобы вы могли похвалиться, а чтобы не вызывать у людей рефлекторного желания взглянуть на то, что отвёрнуто от их глаз.

8. Беседовать по громкой связи можно только с согласия собеседника . Конечно, иногда можно закрыться в своём кабинете и спокойно решать рабочие вопросы, но человек на другом конце провода должен быть в курсе того, каким образом вы общаетесь. Кстати, за конфиденциальность данной беседы отвечаете именно вы.

9. Если вы невольно стали свидетелем какого-то неприятного телефонного разговора своего коллеги, вы можете тактично поинтересоваться, всё ли в порядке, можете ли вы помочь, случилось ли что-то и т. д . Дальше посмотрите, захочет человек с вами делиться какими-то переживаниями или нет, и действуйте по ситуации.

10. Приходя на работу, переключайте телефон на виброзвонок и не оставляйте устройство включённым на столе (в сумке) . В то же самое время, если кто-то из коллег всё же оставил свой сотовый и он вдруг начинает звонить, лучше не отключать аппарат. Потерпите и, когда коллега вернётся, попросите его больше так не делать. Если вы принципиально не хотите использовать виброзвонок, тогда максимально убирайте звук телефона и ставьте на звонок какую-то спокойную мелодию, никакого индюшачьего клокотания или визга детей точно быть не должно.

11. Рукопожатие — вещь необязательная, но принятая в деловом сообществе . Это единственный допустимый тактильный контакт. Инициировать его может руководитель, старший по должности человек. Нет никакой разницы, кто это — мужчина или женщина. Когда речь идёт о деловом этике, забудьте, к какому полу вы принадлежите и сколько вам лет. Главное — лишь то, чего вы добились и какую должность занимаете.

Если вы приходите в гости к кому-то в офис, то не имеете права инициировать рукопожатие. Это прерогатива хозяина. Но даже если человек по незнанию совершает эту или другую ошибку, важно, чтобы его рука не повисла в воздухе. Отказ от рукопожатия — наказание, применять его нужно осознанно.

12. Заканчивает переписку тот, кто её начал, т. е. последнее письмо должно исходить от того, кто написал первым . Например, вы просите в письме своего коллегу решить определённый вопрос. Он отвечает, что займётся этим в ближайшее время. Ваша задача — написать ему благодарность (подтверждение получения).

13. В телефонных разговорах действует правило — если вы звоните начальнику, то первым трубку кладёт именно он . Но если разговаривают два равных по статусу человека, то первым кладёт трубку тот, кто позвонил.

14. Не надо есть в офисе еду с резкими запахами, при всей своей любви к селёдке, квашеной капусте, чесноку и котлеткам старайтесь обходиться на работе без них . В обязательном порядке, когда вы едите, нужно перекрыть доступ к вам посторонним (внешним) людям. Между собой вы ещё можете как-то договориться, а клиенты, партнёры и т. д. не должны быть свидетелями того, как вы обедаете или завтракаете. Если уж вы поели на рабочем месте, обязательно сразу же уберите крошки со стола, помойте посуду и проветрите помещение.

15. Если на рабочем месте вы пьёте только чай и кофе, не ставьте чашку на документы , поскольку на бумаге может остаться след, который явно будет говорить не в вашу пользу.

16. Вы, безусловно, имеете право пить различные напитки в течение дня, но кружка при этом должна выглядеть опрятно — никаких многократно заваренных пакетиков чая, следов от губной помады с внешней стороны и подобных вещей быть не должно. Идеальный вариант — выпить напиток и сразу же убрать чашку со стола. Фразу «Я помою это завтра» лучше забыть раз и навсегда. Также не надо приносить в офис кружку со странными надписями, например «Я люблю тёщу». Посуда должна быть простой.

17. На работу мы приходим работать, а не угощать своих коллег чаем . Вы можете предложить напиток посетителю, да и это не обязательно, если только гостю не пришлось вас ждать по какой-то причине. Сейчас во многих местах фраза «Может быть, чай или кофе?» произносится чаще, чем это действительно нужно. Конечно, это проявление законов гостеприимства, но лучше всего такие законы работают дома. Если у вас многочасовая встреча, можно прерваться и предложить собеседнику что-нибудь выпить, но в ситуации, когда гость зашёл к вам ненадолго, это будет лишним. Секретарь должен предлагать чай/кофе только в той ситуации, когда посетитель вынужден ожидать в приёмной.

18. Когда вы обсуждаете какие-то рабочие моменты по телефону, собеседник должен вас слышать . Если вы мешаете своим коллегам, то, конечно, надо постараться, чтобы разговор был короче, но не в ущерб делу. Кроме того, всегда есть возможность созвониться по мобильному телефону и выйти для более обстоятельной беседы в коридор.

19. По рабочему телефону, конечно, лучше обсуждать только дела . Но иногда с кем-то из партнёров у нас складываются более близкие отношения. Это допустимо, но надо чётко понимать, что подобные беседы не должны быть пустой болтовнёй о чём-то своём. Это скорее возможность наладить хорошие человеческие отношения, ведь без них — никуда. Согласитесь, что намного лучше и легче взаимодействовать с людьми, которые приятны нам лично. Если коллега из другой фирмы начнёт рассказывать вам о своём новом бойфренде, подобные вещи лучше всё же обсудить за пределами офиса.

20. Воспитанные люди не проходят в верхней одежде на своё рабочее место, не вешают её на спинку стула и, тем более, не кладут на стол . Для этого есть гардероб. Единственное исключение — когда вы забежали в офис буквально на 5-10 минут и потом опять куда-то уйдёте. Такой вариант позволителен.